OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ V KNIHOVNĚ KUTNÁ HORA

 

Knihovna Kutná Hora zpracovává osobní údaje uživatelů při poskytování svých služeb. Jejich ochraně se věnuje dlouhodobě a systematicky od účinnosti Zákona na ochranu osobních údajů č.101/2001 Sb. Dodržuje právní rámec EU i následnou legislativu České republiky.

Nařízení 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů (úprava známá jako GDPR),  přináší do oblasti ochrany osobních údajů některé změny, které vycházejí ze slaďování české a evropské legislativy.  Dohledem nad dodržováním tohoto nařízení má v České republice Úřad na ochranu osobních údajů. V souladu s jeho stanoviskem dochází v činnosti knihoven k úpravám, které se promítají  i do základního  dokumentu Knihovny Kutná Hora –  Knihovní řád.

PROČ POTŘEBUJEME ZNÁT OSOBNÍ ÚDAJE ČTENÁŘŮ?  A JAKÉ?

Knihovna je veřejný prostor, její služby může využívat každý. Některé služby ale může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku. V tom případě potřebujeme jeho osobní údaje. Jde zejména o absenční půjčování dokumentů (tedy půjčování knih, časopisů atd. mimo prostory knihovny), ale i některé další služby vzdělávacího charakteru (např. VU3V), rezervace míst na internetových stanicích, akce s omezeným počtem účastníků atd. Tyto služby jsou nabízeny registrovaným čtenářům, tedy těm, kteří mají na základě vyplněné přihlášky platný čtenářský průkaz.

Pro přihlašování do knihovny potřebujeme znát základní údaje – jméno, příjmení, datum narození a trvalé bydliště, v případě dětí do 15 let pak potřebujeme znát tyto údaje o jejich zákonném zástupci. Tyto údaje jsou povinné a jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, jak ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Kontaktní údaje (email, telefonní číslo, kontaktní adresa) nejsou povinné, pomáhají ale efektivnější komunikaci mezi knihovnou a čtenářem. Jde například o informace o splněných objednávkách a rezervacích, stavu čtenářského konta, o nových službách či akcích knihovny. Je nutné upozornit na skutečnost, že některé informace zasílá knihovna pouze elektronicky (např. informace o konání akcí)  a může je odesílat tedy pouze v případě, že má k dispozici správný e-mail čtenáře.

K údajům, které knihovna zpracovává, patří také informace o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ ZTP-P, a  to tehdy, když si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (delší výpůjční doba, přístup k některým druhům dokumentu atd.).

Knihovna dále uchovává historii výpůjček ve čtenářském kontě pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat knihovnu o její smazání.

JAK DLOUHO ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Informace o  tom, jaké osobní údaje knihovna uchovává, nabízí čtenářské konto. To je dostupné každému čtenáři po přihlášení na webových stránkách knihovny www.knihovna-kh.cz. Čtenářské konto informuje o osobních údajích, o aktuálních výpůjčkách, rezervacích  i historii výpůjček a plateb.

Údaje knihovna uchovává po dobu platnosti čtenářského průkazu a následující rok. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje. O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si dál nepřeje využívat služeb knihovny. 

AKTUÁLNOST A ÚPRAVA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Knihovna Kutná Hora se snaží udržovat osobní údaje aktuální, při registraci na další registrační období (při platbě na další půl rok nebo rok) proto aktuálnost údajů znovu ověřuje.  Aktuálnost je ale zájmem společným, prosíme tedy čtenáře, aby změny osobních údajů knihovně oznámili při nejbližší osobní návštěvě knihovny. Nepovinné osobní údaje si čtenář může upravit i sám ve svém čtenářském kontě.

 

ZPRACOVÁNÍ JINÝMI SUBJEKTY

Knihovna Kutná Hora zpracovává osobní údaje svých registrovaných čtenářů v automatizovaném knihovním systému Tritius. Toto zpracování je ošetřeno smlouvou s firmou Tritius Solution s.r.o., která v článku X. řeší zabezpečení ochrany osobních údajů ve smyslu GDPR.

Osobní údaje knihovna poskytuje třetí osobě (např. právnímu zastoupení)   také při vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy z dostatečným předstihem upozorněn.

 

OSOBNÍ ÚDAJE POD KONTROLOU

 

Knihovna Kutná Hora spravované údaje dlouhodobě pečlivě zabezpečuje. K bezpečnému nakládání s osobními údaji příspívá i odpovědné chování čtenářů. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám  (vždyť svou vlastní průkazku může mít každý), nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému kontu dalším osobám, hesla (nejen pro knihovnu) volte v souladu s doporučením pro bezpečné heslo.

Pokud budete mít v oblasti ochrany osobních údajů při využívání služeb Knihovny v Kutné Hoře  jakýkoliv dotaz či podnět, budeme rádi, když se obrátíte přímo na ředitelství knihovny.

Pověřencem pro ochranu osobních údajů byl k 01.06.2023 v souladu s čl. 37 Nařízení jmenován p. JUDr. Jan Šťastný, MPA, tel. 777 418 512, e-mail: stastny@catania.cz.